Organização

O passado 5 de junho foi o culminar de um projecto que, com diferentes graus de intensidade, começou a ser trabalhado há cerca de 6 meses. Um projecto que consistiu na organização de um evento com 4 oradores e que contou com a assistência de pelo menos 412 pessoas.

Logo no início do ano tomámos algumas decisões sobre materiais que deveriam estar concluídos nessa data, nomeadamente o nosso novo site, bem como outros materiais de divulgação que já há bastante tempo faziam falta à nossa equipa comercial. A 3 meses do evento começamos a tratar das outras questões mais operacionais como o catering, local e oradores e as últimas 2 semanas foram de dedicação absoluta a este projeto.

Nem tudo foi perfeito, houve coisas que simplesmente não foram feitas ou por falta de tempo ou porque não me senti seguro para as fazer e houve situações difíceis durante o evento propriamente dito mas no final, daquilo que conseguimos recolher das pessoas, foi um evento que correu entre o bom e o muito bom.

Para esta organização baseei-me muito em experiências anteriores bem como naquilo que aprendi com o Efeito Checklist e nesse sentido foram muito importantes os domingos de manhã onde, sem mais ninguém a pressionar, ia fazendo a checklist das semanas seguintes de forma a poder-me concentrar só na acção durante a semana.

diadocliente

A pouca experiência na organização de algo tão grande revelou-se acima de tudo no próprio dia, por exemplo com o demasiado otimismo em relação à hora a partir da qual seria necessário o resto da equipa estar no local.
A passagem de informação para a equipa maior que tratou de checkin, piquete e acompanhamento no exterior do auditório foi algo que também falhou, devia ter sido com mais tempo, com mais calma, ouvindo mais as pessoas que iriam fazer parte dessas equipas. Tive a felicidade de ter algumas pessoas que assumiram esse papel de coordenação e no geral uma equipa que se conseguiu auto-gerir e assumir o comando dessas operações já que estar dentro do auditório a coordenar oradores e afins e fora do auditório com outras equipas era inviável.

A principal aprendizagem foi mesmo o reforço da necessidade  de comunicação e envolvimento de outras pessoas no processo, algo que vou ter que trabalhar e sempre com a preocupação de ajustar esse processo à cultura da empresa.

 

por Vitor Silva



One Comment

  1. Saúdo as medidas importantes já tomadas pelo governo provisório, nomeadamente a decisão de libertar todos os presos políticos e de autorizar todos os partidos políticos a funcionarem livremente e o estabelecimento da liberdade de imprensa. Saúdo igualmente o anúncio, por parte do governo provisório, de novas políticas económicas e sociais que visam responder às causas profundas das perturbações recentes e melhorar as condições económicas na Tunísia. Entre outras tarefas, a minha equipa deverá verificar se esses compromissos estão a ser cumpridos. Por outro lado, estamos dispostos a fazer recomendações, com vista a que atinjam os seus objectivos.

Leave a Reply